Las reuniones tal vez sean uno de los costos más altos de hacer negocios. Como medida tangible, calcule el costo salarial de los miembros del equipo alrededor de la mesa para su próxima reunión de una hora. Ese cálculo no incluye el costo de oportunidad de hacer otra cosa, el tiempo de transición, la pérdida de flexibilidad horaria y la pérdida de ánimo por asistir a reuniones deficientes (¿Cuál es el costo de una reunión después de la reunión?). Esto no quiere decir que las reuniones no sean necesarias. Diría, sin embargo, que muchas reuniones no son necesarias y que la mayoría pueden mejorarse. Reunir a la gente tiene un costo y deberíamos hacer todo lo posible por maximizar el retorno de la inversión. Centrémonos solo en la planificación.
Los expertos sugieren que la planificación de una reunión debería ocupar un tercio del tiempo previsto para la misma. Empiece por redactar un propósito activo para la reunión o para los temas que desee tratar en ese momento. El propósito debe empezar con un verbo y ser específico:
- Identificar el problema
- Proponer soluciones
- Informar sobre los progresos
- Construir un modelo
- Compartir lo aprendido
- Generar nuevas ideas
- Introducir una nueva estructura orgánica
- Escuchar los desacuerdos
- Resumir las conclusiones
- Verificar la comprensión
Luego, en segundo lugar, pregúntese si hay alguna otra opción que no sea “reunir a todo el mundo en el mismo espacio al mismo tiempo” para cumplir con el objetivo. Si la respuesta es afirmativa, ¡utilícela! Hay muchos canales de comunicación útiles que no requieren reunirse. Hemos descubierto que las reuniones virtuales son una forma de reducir el costo de las reuniones. La comunicación asíncrona existe desde hace más tiempo y es una forma aún mejor de reducir costos. Piense en los mensajes de texto entre oficinas, el correo electrónico, los libros blancos, las presentaciones de diapositivas o virtuales, o los mensajes de vídeo. Repita esta revisión para cada tema que crea que amerita una reunión. Algunos temas pueden resolverse parcialmente sin una reunión y, por tanto, se reducirá el tiempo requerido para la reunión. Haga esto con la lista anterior y vea si puede reducir el costo de los insumos.
La razón más común para organizar una reunión es la necesidad de combinar los conocimientos colectivos del grupo o bien la necesidad de lograr la alineación y el compromiso del grupo. Estos objetivos ayudarán a determinar quién debe asistir a la reunión. ¿Quién posee los conocimientos críticos y cuyo compromiso es necesario para alcanzar el objetivo? Invite a estas personas. Considere la posibilidad de invitar solo a un representante del grupo en lugar de a todos los miembros. “Estar informado” es una de las razones que se aducen a menudo para asistir a una reunión. Hay formas de estar informado que no requieren sentarse en silencio a ver cómo otros discuten un tema. Eso es caro. Cuando los individuos hayan desempeñado su papel, deben marcharse. Los demás pueden incorporarse cuando les toque. Piense en organizar tres reuniones de 20 minutos en lugar de una de 60 minutos. Este paso de reflexión informará sobre las preguntas que hay que hacer o el tiempo necesario.
En consonancia con el establecimiento de un propósito, el orden del día es un plan de acción, no una lista de temas a tratar. El orden del día debe prepararse y compartirse antes de la reunión. Las reuniones deben contar con un anotador y alguien que controla el tiempo. En lugar de compartir información, la mayor parte de la reunión debe consistir en procesar información. Cada tema debe tener un resultado deseado (una razón para figurar en el orden del día). Comenzar por un tema fácil y tratar menos temas en lugar de más. Programar el tiempo adecuado es el paso más difícil de la preparación del orden del día. Es preferible equivocarse por exceso de tiempo que por falta del mismo, y luego haga todo lo posible para reducir la necesidad de tiempo asignado. Envíe los resultados que se desean alcanzar y las preguntas para el debate con bastante antelación. Espere que los miembros lean previamente y respete a los que lo hayan hecho. Controle el tiempo durante el debate y haga que los miembros se comprometan con el resultado.
Si la conclusión a la que se llega en el tiempo asignado es que hay que dejar el tema sobre la mesa, esto puede servir para mejorar futuras reuniones.
La planificación es sólo el principio. La facilitación de conversaciones dinámicas en grupo también debe recibir su atención. Dado que las reuniones suponen un gasto importante, debemos esforzarnos por mejorar todos los aspectos como haríamos con cualquier otro proceso en el lugar de trabajo. Una buena planificación puede que al principio le lleve más tiempo, pero una buena planificación optimiza el tiempo de los demás.
